Cómo establecer límites de tiempo con éxito
Manejar nuestro tiempo, poner límites a las diversas actividades que realizamos y —¿por qué no decirlo? — poner límites a las personas con las que convivimos en nuestro día a día es un verdadero arte. Estamos acostumbrados a “permitir” que otras personas controlen nuestro tiempo y, de esa forma, nos movemos en función de lo que los demás nos permiten.
Una de las áreas en las que más tiempo pasamos es nuestro trabajo. La demanda de nuestra agenda, llena de reuniones, llamadas, entrevistas, etc. es muy alta. Esto nos deja con ventanas de tiempo muy cortas para llevar a cabo las actividades y proyectos que resultan de esas mismas citas.
De seguro has tenido esa sensación, después de un día lleno de juntas y reuniones “una tras otra”, de que ya terminó el día y no pudiste avanzar en tus pendientes. Lo sé, se siente como un “día perdido” que es estresante y en el que solo se acumulan más cosas por hacer.
Te comparto algunas sugerencias de cómo puedes administrar tu tiempo mejor al programar tu agenda de trabajo. Recuerda que darte unos minutos a la semana para revisar tu calendario y las áreas que están pendientes, como proyectos, prioridades y fechas de entrega, será algo fundamental.
Si tu día a día maneja una constante de “imprevistos”, aprende entonces a dejar un tiempo para ello. ¿A qué me refiero con esto? A que no satures tu agenda sin anticipar que, de una u otra forma, habrá imprevistos.
1. Configura dos alarmas.
Estás en una reunión y hay una persona que siempre se extiende más de lo planeado, lo cual provocará que cualquier reunión que tengas inmediatamente después se vea impactada con tu retraso. De ahí, viene un efecto dominó. Esto te estresa, llegas tarde y te disculpas por tu retraso y, al mismo tiempo, muestras poco respeto por el tiempo de los demás.
Pon dos alarmas en tu agenda: una para indicarte que te quedan unos minutos para terminar esa reunión y otra con la hora en la que debes terminarla.
Esta estrategia es ideal para recuperar el control de tu tiempo cuando tienes ventanas apretadas entre dos eventos. Es aún mejor con personas que nunca llegan al punto hasta que ven que estás a punto de irte o que te culpan por no quedarte tiempo extra. Estas alarmas son una señal de que "¡se acabó el tiempo!"
Esta práctica también obliga a la rendición de cuentas. Todos conocemos al tipo de persona que abusa del tiempo, o a esas personas que llegan tarde y de todas maneras esperan que les otorgues la misma cantidad de tiempo. Pues no. Esto envía el mensaje de que se ha trazado la línea roja. En el futuro, o respetamos el tiempo del otro, o nada.
2. Establece un límite de tiempo.
Establecer un límite de tiempo obliga a todos a valorar el tiempo y a no dar por sentada la presencia y la energía de los demás. También te enseña a ser más convincente y utilizar el tiempo de forma más consciente.
Dependiendo del tipo de reunión, puedes programarte haciendo preguntas como:
"¿Qué te gustaría hacer durante este tiempo juntos?"
"¿Cómo te gustaría que te apoyara? ¿Necesitas un oído que escucha o a alguien con quien resolver problemas?"
"¿Cómo podemos hacer mejor uso de nuestro tiempo?"
Llegar a una reunión con una agenda, con temas definidos a tratar, hará que la reunión sea más eficiente y efectiva. Estas preguntas pueden ayudarte a canalizar mejor tu tiempo y tu energía.
3. Implementa ventanas de 10 minutos.
¿Recuerdas la última vez que tuviste eventos consecutivos, ya sean reuniones de café, reuniones de trabajo o fiestas divertidas, y pensaste "procesaré todo eso más tarde", pero luego nunca lo hiciste? Claro, es sencillo descuidar la reflexión si se trata de cosas divertidas e informales, pero ¿qué tal esos momentos en los que nunca llegaste a escribir tus notas para las reuniones? ¿Sentiste que procrastinaste y la carga emocional se acumuló?
Bueno, pues eso no significa que seas perezoso, sino que, cuando juntas cosas sin darte un descanso creyendo que así eres más eficiente, todo comienza a sentirse como una masa amorfa. A medida que se acumulen los pendientes, más abrumador será procesarlo todo; ahí es cuando entra en juego la temida palabra con “p”: procrastinación.
Para evitarla, yo siempre recomiendo instituir una ventana de 10 minutos (como mínimo) entre eventos. A esto le llamo pasar tiempo para comprar exponencialmente más tiempo y paz.
Durante esta ventana, despeja un poco tu mente. Puedes hacer un ejercicio de respiración de reinicio cerebral que te ayude a pasar de una interacción a otra. También puedes darte un tiempo para anotar tus reflexiones sobre lo que sucedió antes y así cerrar ese evento en tu mente, o escribir qué es lo te gustaría atajar en el próximo evento.
4. Fragmenta por tipo de eventos o ubicaciones.
Un viaje de 30 minutos aquí y allá, suma. Es un trabajo mental y emocional y cambiar entre tipos de tareas también consume energía. Por lo tanto, una excelente manera de practicar los límites de tiempo es programar juntos los eventos que se encuentren en una misma área geográfica o aquellos que sean del mismo tipo. Por ejemplo, podrías hacer tareas creativas en una determinada ventana de tiempo o día, y luego hacer tareas estratégicas o administrativas durante otra. Recuperarás mucha más energía al no tener que hacer la transición entre diferentes tipos de tareas.
En cuanto a las ubicaciones, incluso si temes haber acordado algún encuentro en un lugar que ya no te resulta conveniente, todo lo que tienes que hacer es pedir amablemente un cambio de fecha. Piénsalo de esta manera: cuando tienes más energía, te presentas mejor para todos. Incluyéndote a ti mismo. Especialmente contigo mismo.
5. No tengas miedo de reprogramar o rechazar a alguien.
Si las cosas se ven demasiado obstruidas, entonces no le tengas miedo a esa reprogramación. A veces, al revisar la agenda, te das cuenta de que tu semana se ve demasiado llena y que te gustaría tener un poco de espacio para recobrar tu energía. Esto es importante, especialmente si eres introvertido o si la vida se siente más desafiante. La mayoría de la gente es lo suficientemente comprensiva como para aceptar cambiar de planes.
6. ¿Esta reunión puede ser sustituida por una llamada telefónica, un correo electrónico o un mensaje de texto?
No todo tiene que hacerse cara a cara, especialmente si el tiempo es poco. A menudo, una llamada telefónica donde hay una agenda definida o un correo electrónico adjunto que va al grano es suficiente. Incluso podrías decir algo como: "comencemos a aclarar esto a través de un correo electrónico o una llamada telefónica. Luego, si es necesario, tomaremos un café de X minutos".
Espero que estos consejos te sean de utilidad; estoy segura de que te verás reflejado en alguno de ellos. Quizás hacer un ajuste en alguna de estas áreas te hará sentir con un mejor control de tu tiempo, lo cual puede ser de gran beneficio para tu bienestar.
